Een vergaderruimte is een belangrijk onderdeel van een productieve werkvloer. Het is een plek waar je ideeën uitwisselt, brainstormt, problemen oplost, belangrijke cijfers en statistieken doorneemt, en meer. Wanneer je een van de kamers of zalen in je pand wil gebruiken voor een vergaderruimte, is het dan ook zaak om te zorgen dat deze ingericht en uitgerust is voor optimaal benut. Hoe je dit doet? Daar gaan wij in dit artikel wat licht op brengen.
Doel van de ruimte
Zoals we eerder benoemden, wordt een vergaderruimte voor van alles gebruikt. Afhankelijk van je onderneming, kan het erg verschillen wat jij er zelf mee wilt doen. Is het echt puur voor het analyseren van verlies en omzet, dan zal je vergaderruimte er anders uitzien dan wanneer iedereen er gaat zitten nadenken over nieuwe producten, of creatieve ideeën gaat pitchen.
Het is hierbij dus belangrijk dat je weet wat je vergaderruimte uit moet stralen. Is het bijna uitsluitend voor zakelijk gebruik, zorg dan dat het scherm of whiteboard genoeg ruimte inneemt en door iedereen goed te zien is. Ook het vergadermeubilair en de aankleding van de ruimte mogen strakker en professioneler ogen; extra “poespas” als leuke posters en aparte design-lampen zijn niet nodig. De vergaderaars moeten zo min mogelijk afgeleid worden.
Is je vergaderzaal echter één en al brainstormen, ideeën uitwisselen en creativiteit? Rust de kamer dan juist uit met dingen die helpen out of the box te denken; posters, apart design en voorbeelden van de mooiste producten in jullie branche zullen de werknemers flink stimuleren om met ideeën te komen die nóg beter zijn.
Hulpmiddelen
De manier waarop je je vergaderruimte wil gebruiken, beïnvloedt ook de hulpmiddelen die je aan dient te schaffen. Natuurlijk is het belangrijk om genoeg voorziening aan pen en papier te hebben, en dien je meubilair aan te schaffen dat comfortabel genoeg is voor een lange zit. Maar visuele hulpmiddelen, zoals een schrijfpaneel, flipover of whiteboard zijn cruciaal als je dingen moet pitchen of uitdenken. De laatste bedrijfscijfers kijken doet met tegenwoordig vaak op een smartboard, maar ook hiervoor kunnen flipovers en whiteboards goed van pas komen.
Verder zijn een beamer, archiefkasten en een koffietafel enkele zaken die je afhankelijk van gebruik toe kan voegen in je ruimte. Voor een langere zit is een koffietafel bijvoorbeeld handig, waar je archief- of opbergkasten kan gebruiken als je alle ideeën gelijk ergens op wil bergen voor de volgende meeting.
Tot slot is het ook belangrijk om genoeg relevant beeldmateriaal in je ruimte te hebben. Denk hierbij aan sheets met statistieken, diorama’s van de meest geslaagde ideeën of voorbeelden van succesverhalen, om de deelnemers van de vergadering, maar ook gasten die je een idee wil pitchen, kan laten zien tot wat voor sterke resultaten jullie allemaal in staat zijn.
Warm ontvangst
Zoals elke ruimte waar meerdere mensen komen, is de sfeer van een vergaderruimte essentieel. Onthoud dat niet alleen jouw personeel hier moet komen om tot het nieuwste succesvolste idee te komen, maar ook dat er gasten van bijvoorbeeld partnerbedrijven kunnen komen. Sterker nog, als jij je vergaderzaal ook wil laten gebruiken door geheel externe bedrijven en instellingen, dan is jouw vergaderruimte hét visitekaartje van je bedrijf.
Door veel natuurlijk licht binnen te laten vallen, enkele planten toe te voegen en voor rustige kleuren te kiezen, voelt men zich bij binnenkomst gelijk al welkom en op zijn plek. Heb je buiten je vergaderzaal nog een ontvangst- en wachtruimte, rust deze dan uit met de groenste planten, gezelligste aankleding en het comfortabelste ontvangstmeubilair. Want wie zich al op zijn gemak voelt zodra hij of zij de vergaderruimte betreedt, zal ook de beste resultaten laten zien.
